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【フリーランス】忙しい時こそ、スケジュール管理/タスク管理を入念に。

Last Updated on 2022年10月4日 by Jo

どうも~。またまたご無沙汰しておりました。

7月頭から8月半ばにかけて、仕事で超絶忙しくしてました。途中一週間ほどベルリンに行ったりしてましたが、それ以外は土日もフルタイムで働いてました。8月半ばにあわや締め切りに間に合わない!!という事態に陥り(締め切りが早まった&他の仕事の締め切りと重なった)、締め切り前一週間は早朝7時から深夜まで働いていました。

疲れた~。ほんっとに疲れた。幸い、その後は仕事が詰まってなかったので、今はゆっくりしてます。

あまりに頑張りすぎたため、締め切りが終わった後の疲れが尋常ではなく・・・。数日休んだだけでは全然回復せず、毎日だらだらしながら、体力の回復を図っています。絶対に土日の二日間くらいじゃ回復できないくらいのダメージを喰らってます。激務の会社員はどうやって体力の回復を図っているのだろう・・・お休みって本当に大事。

ところで、今回のブログのテーマはスケジュール管理。

「うわーーーー、締め切りに絶対に間に合わない!!」と思ったわたしでしたが、なんとか最終的に締め切りに間に合ったのはスケジュール表ですべての工程を可視化していたから。

スマートな皆さんは頭の中でスケジュール管理もぱきぱきとやれるのかもしれませんが、スケジュール管理が苦手な方に届けばよいなーと思い、シェアします。

うっかりさんはデジタルでスケジュール/タスクを管理しよう!

実はわたし、自慢じゃないですがスケジュール管理がめちゃくちゃ苦手でした。

人との約束はかなりの確率で忘れる、納期ぎりぎりにならないとやる気にならない・・・等々。若い時この気質が何度災いをもたらしたことか。でも、これらの性質は社会人としては致命的。ましてや注意してくれる同僚もいないフリーランスならばなおさらです。

でも今はめちゃくちゃ便利な時代で、デジタルを駆使すればたいていの“うっかり”は防げます。数年前まではカレンダーに“手書き”してましたが、デジタルカレンダーに勝るものはない。

いろいろとプロジェクトマネージメントのツールやアプリを試してみたのですが、結局はグーグルカレンダーでの管理がわたしには一番合っていました(あくまで「個人のタスク」管理という意味なので、チームでのプロマネはまた別です。Trello やAsana、などいろいろと使えるツールがたくさんありますよね)

これは適当にデモとして作ったスケジュールなのですが、グーグルでは「イベント」「タスク」「リマインダー」など用途に応じてカテゴリーを選べます。また、「イベント」でも色が選べるので、わたしはクライアントごとに色分けしています。

一週間のうちに別のクライアントと会議することも多々あるので、「A社との会議➡ブルー」「B社との会議➡グリーン」などで色分けしています。

「タスク」はやらないといけないことを入力してます。グーグルのカレンダーは縦軸が時間になっているので、この「タスク」を作成する時はおおよその作業時間を見積もります。例えば、議事録作成には2時間かかるから午前10時には始めたい、などがここで可視化されるわけです。無事に作業が終わった時には、「完了ボタン」を推します。

個人的にはやるべきことが可視化されることと、完了ボタンを押すことが好きでグーグルカレンダーを使ってます。完了ボタンは非常に目標を達成した感を醸造してくれます。

リマインダーに関しては、わたしは「締め切り予定日」や「入金予定日」などに使っています。タスクほどじゃないけど、忘れてはいけないことがあったら、スマホですぐにリマインダーとして入力するようにしてます。

スマホは常に携帯しているので、何か忘れてはいけないことがあるごとにグーグルのカレンダーに入力することで、うっかり忘れてた!ということを極力防いでくれます。グーグルカレンダーの良いところは予定していることの30分ほど前からリマインダーをポップアップしてくれるところです。

グーグルのカレンダーで作業時間やタスクが可視化されてなかったら、たぶん嵐のような忙しさを私は乗り越えていなかったでしょう・・・

おかげで元来うっかりもののわたしでもなんとかフリーランスとして暮らしていけてます。うっかりさんはほんっとおおおおにデジタルに頼った方が楽になります(うちの夫のようにグーグルに個人情報を渡したくない派ももちろんいるでしょうけれど)

ではまた~

 

 

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